A Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico, que permite concentrar toda a informação de natureza documental trocada com clientes ou cidadãos nos pontos de contacto com a organização, contribui fortemente para a melhoria do nível de serviço prestado. As soluções de Gestão Documental potenciam a colaboração na empresa através da partilha de documentos e implementação de processos de negócio associados a documentos. Com a integração de soluções de digitalização, fax e e-mail as soluções de Gestão Documental permitem gerir todos os documentos das organizações.

Conceitos e benefícios

A gestão documental electrónica é um processo abrangente que é originado aquando da recepção de um documento e que implementa os seguintes conceitos:

• Desmaterialização - Digitalização dos documentos (usualmente os recebidos) em formato papel. Como resultado a desmaterialização produz documentos electrónicos que são uma "fotografia" do papel;
• Indexação - Catalogação e categorização dos documentos electrónicos. Esta fase é em todo equivalente ao processo de arquivo físico mas retirando os benefícios dos sistemas de informação;
• Workflow (circuito de tramitação digital) - Definição dos vários estágios pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e reencaminhamento ou destruição;
  • Validação de facturas;
  • Marcação de férias;
  • Reembolso de despesas;
  • Gestão reclamações;
  • Aprovação de documentos;
  • Aprovação de leis.

• Rastreabilidade – Possibilidade de saber sempre o histórico do documento
  • Controlo de versões;
  • Qual o estado da versão, quem e quando foi alterada;

As soluções de Gestão Documental permitem às empresas a gestão de toda a informação não estruturada - documentos - crítica para o seu funcionamento.

Pretende-se com estas soluções:

• Capturar, classificar e disponibilizar documentos;
• Gerir o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência;
• Localizar e imediatamente disponibilizar um documento, quando necessário e em qualquer parte;
• Aumentar a qualidade da informação a disponibilizar aos utilizadores;
• Garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico;
• Garantir a escalabilidade, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados.